Bestuur en Bestuurstaken

Algemeen
Het bestuur is bevoegd tot het sluiten van overeenkomsten, tot het kopen, vervreemden of bezwaren van registergoederen en het sluiten van overeenkomsten, waarbij de vereniging zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidsstelling voor een schuld van een derde verbindt.

Het bestuur bestaat uit het Dagelijks Bestuur, te weten Voorzitter, Penningmeester en Secretaris en het Operationele Bestuur, te weten de Materiaal- en terrein Commissaris, de Wedstrijdsecretaris, Ledenadministratie en Algemene bestuursleden. Het bestuur is belast met de regeling van de dagelijkse gang van zaken en neemt besluiten in spoedeisende gevallen. Van zijn handelingen legt het verantwoording af in de eerstvolgende bestuursvergadering. Leden van het Dagelijks Bestuur zullen bij voorkeur geen deel uitmaken van de commissies.

Het Bestuur en het Dagelijks bestuur kunnen alleen besluiten nemen indien meer dan de helft van het aantal bestuursleden aanwezig is.

Voorzitter
Verantwoordelijk voor het adequaat leiden van de vereniging.

• Leiden van bestuur- en algemene ledenvergadering
• Coördineren van de verschillende bestuurstaken
• Toezicht houden op en informeren naar bestuurstaken
• Vertegenwoordigen van de vereniging naar buiten
• Onderhouden contacten met de bond, gemeente, andere verenigingen en sponsoren
• Toezicht houden en verantwoordelijkheid nemen voor juiste uitvoering van statuten, huishoudelijk reglement, aangegane en te sluiten contracten
• Volgen van externe ontwikkelingen en deze zonodig afstemmen op de organisatie van de vereniging
• Samen met bestuursleden opstellen en uitvoeren van beleid
• Tracht problemen op te lossen, zowel binnen de vereniging als naar buiten toe, in samenwerking met het bestuur
• Voeren van evaluatiegesprekken met bestuursleden
• Actief werven van vrijwilligers

Secretaris
Is verantwoordelijk voor de algehele correspondentie betreffende de vereniging en voert deze in overleg met en namens het bestuur.

• Verzorgt ingekomen en uitgaande post en distribueert de post
• Stelt in overleg met voorzitter de agenda voor bestuurs- en ledenvergadering op
• Notuleert bestuurs- en ledenvergadering
• Draagt zorg voor een juiste archivering en beheert het archief
• Verzorgt de correspondentie met officiële instanties als KNBSB, Rayon, Provincie en Gemeente
• Verzorgt informatie gedurende het seizoen, door middel van diverse publicatiemiddelen, zoals clubblad, publicatiebord of mailing
• Staat de voorzitter bij bij (de voorbereiding van) publieke optreden
• Verzorgt afscheidscadeaus en huldiging kampioenen voor voorzitter
• Draagt zorg voor de aanvraag licenties (landelijke) competitie, in samenhang met wedstrijdsecretariaat
• Is actief in het werven en behouden van vrijwilligers
• Werkt nauw samen met de Technische Commissie, Clubblad/Publiciteitscommissie (PR) en evenementencommissie

Penningmeester
Is verantwoordelijk voor het financiële beheer van de vereniging en de nauwkeurige en overzichtelijke registratie en presentatie aan de Algemene Ledenvergadering

• Beheer van het vermogen van de vereniging
• Legt hierover verantwoording af bij de Algemene Ledenvergadering
• Stelt de balans op en een overzicht van baten en lasten
• Opstellen van de begroting in samenwerking met de overige bestuursleden
• Kascommissie inzage verschaffen in kas, boeken en bescheiden
• Draagt zorg voor het innen van contributie, schulden, sponsorgelden en subsidies
• Draagt zorg voor betalingen via bank, giro of contant uit verenigingskas na overleg van rekeningen
• Voert de (financiële) administratie
• Is nauw betrokken bij geldinzamelingsacties
• Actief werven en begeleiden van vrijwilligers voor de eigen commissie.
• Draagt zorg voor het innen van entree / loterijgelden, zoals grote club actie
• Werkt nauw samen met de kantine
• Verzorgt de zaalhuur in de winterperiode en dient de aanvraag in bij de Gemeente Waalwijk

Ledenadministratie
Is verantwoordelijk voor het actieve beheer van het ledenbestand van de vereniging.

• Verzorgt ledenadministratie, aan- en afmeldingen en speelt deze periodiek of op aanvraag door aan het bestuur middels een actuele ledenlijst
• Onderhoudt nauw contact met de leiders van de verschillende teams ivm eventuele mutaties in het bestand
• beheert alle contactgegevens van leden en ouders/partners en onderneemt periodiek actie om deze gegevens actueel te houden
• correspondeert met leden en/of ouders/partners via email op verzoek van het bestuur het bestuur
• Is actief in het werven en behouden van vrijwilligers

Wedstrijd Secretariaat
Is verantwoordelijk voor de organisatie van wedstrijden en het goede verloop van deze wedstrijden. Draagt zorg voor de inzet en opleiding van scheidsrechters binnen de vereniging.

• Opstellen van wedstrijdschema
• Opstellen schema van te leiden wedstrijden en scheidsrechters
• Draagt zorg voor opleiding en begeleiding van scheidsrechters
• Onderhoudt contacten met de bond voor wat betreft zowel scheidsrechters als wedstrijdinformatie
• Is actief in het werven en behouden van vrijwilligers
• Steunt de leiding van de verschillende teams bij het organiseren van een eigen toernooi door het contact leggen met potentiele toernooi kandidaten

Materiaalbeheerder
Is verantwoordelijk voor het algehele onderhoud van de sportvelden, clubgebouw en de benodigde speelmaterialen

• Inventariseren en aanschaffen van spelmaterialen
• Het verdelen van de spelmaterialen onder de teams binnen de club
• Reparatie van het spelmateriaal
• Samenstellen van kisten met materiaal t.b.v. zaaltrainingen
• Opmaken van meerjaren investerings- en onderhoudsplan aangaande het clubgebouw
• Is contactpersoon naar verkooppunten van Honk- en softbal materialen/kleding
• Onderhoudt contacten met gemeente t.a.v. renovatie, reparatie en algehele onderhoud van velden, kantine en aangrenzende terreinen
• Werkt nauw samen met coaches t.a.v. speelmaterialen van het team

---

Commissies

Met uitzondering van de kascontrolecommissie, welke door de Algemene Vergadering wordt benoemd, worden door het Bestuur bij de aanvang van het verenigingsjaar de benodigde commissies benoemd uit de leden.
De vermelde commissies zullen alleen in het leven geroepen worden indien er voldoende vrijwilligers beschikbaar zijn om deze kwalitatief te vullen. Indien dit niet het geval is, kunnen relevante deeltaken worden verdeeld onder en door het bestuur, eventueel in samenspraak met de verschillende team leiders.

Toernooi- en Evenementencommissie
Draagt zorg voor de organisatie van zowel honk- en softbal verwante als niet honk- en softbal verwante activiteiten.

• Organiseren van toernooien/clinics i.s.m. Technische commissie en wedstrijdsecretariaat
• Organiseren jeugduitstapjes
• Organiseren jeugdinstuif/ Kickersdag
• Organiseren Ledenfeest
• Organiseren seizoensopening
• Organiseren nieuwjaarsreceptie
• Organiseren vrijwilligersdagen/avonden
• Actief werven en begeleiden van vrijwilligers
• Werkt nauw samen met de PR-commissie

Technische Commissie
De Technische Commissie (TC) wordt gevormd door de coaches van de teams en minstens één bestuurslid en is verantwoordelijk voor de sportieve ontwikkeling van de leden. Ook is zij verantwoordelijk voor de continuïteit in trainers, coaches en leeftijdscategorieën binnen de vereniging. Draagt zorg voor de begeleiding van jeugdteams en het signaleren en oplossen van knelpunten daarbinnen. Verdere taken van de TC:

• Blijft op de hoogte van wijzigingen van de spelregels en verspreidt deze binnen de vereniging
• Werkt samen met de wedstrijdsecretaris en scheidsrechters om voor elke thuiswedstrijd een scheidsrechter aan te stellen. Hierin is de wedstrijdsecretaris eindverantwoordelijk
• Is verantwoordelijk voor het samenstellen van de teams
• Initiëren dispensaties en voorleggen aan het secretariaat
• Werkt samen met het bestuur aan een aanvoer van leden om de leeftijdscategorieën in stand te houden
• Werkt samen met het bestuur bij het werven en behouden van vrijwilligers
• Zorgt samen met het bestuur voor het verdelen van de trainingstijden
• Ondersteunen van coaches, trainers en teambegeleiders, onder andere door het opstellen van een handboek
• In voorkomend geval: Opstellen van beleidsplannen, zoals: technisch beleidsplan, trainings(jaar)plannen, algemeen jeugdplan, jaarplan, etc.
• Organiseert (algemene) trainingen als scoorderscursus/scheidsrechtercursus
• Zorg dragen voor organisatie jeugdactiviteiten
• Verzorgt introductie jeugdleden
• Signaleren knelpunten en trachten deze op te lossen
• Informeren Dagelijks Bestuur

Publiciteitscommissie (PR)
Is verantwoordelijk voor de communicatie, zowel intern, binnen de vereniging als extern, naar buiten de vereniging.

• Verzorgen nieuwsbrief/flyer
• Verspreiden nieuwsbrief/flyer, info en andere zaken onder de leden
• Promotie-activiteiten voor o.a. Ledenfeest, Wedstrijden, Toernooien, Clinics,
Kampioenschappen en andere activiteiten georganiseerd door de evenementencommissie
• Verzorgen publiciteit in lokale pers
• Verzorgen teamfoto’s, onder andere voor sponsors
• Uitnodigen jubilarissen, ereleden, sponsors e.a. genodigden voor ledenfeest en andere gelegenheden
• Verzamelen informatie voor de website en social media
• Actief werven en begeleiden van vrijwilligers
• Bijhouden Prikbord
• Werkt nauw samen met de Evenementencommissie

Sponsoringscommissie
Draagt zorg voor het binnenhalen en behouden van sponsoren in samenwerking met de publiciteits- en evenementencommissie

• Opstellen sponsoringsbeleid
• Inventariseren/ bijhouden sponsoringsmogelijkheden
• Samenstellen sponsorpakketten
• Werven van sponsoren
• Contacten onderhouden met sponsoren
• (Toezien op) uitvoering van sponsortegenprestatie
• De sponsorcommissie werkt nauw samen met de penningmeester, PR-commissie en voorzitter

Kascontrolecommissie

Verantwoordelijk voor de controle van de administratie van de penningmeester en doet daar verslag van aan de penningmeester en Algemene Leden Vergadering

Vereisten:
• Enige kennis van boekhouden

Bestaat uit minimaal 2 door de Algemene Leden Vergadering benoemde personen en 1 reserve. Treden om en om af on continuïteit te waarborgen

• Controleren van de boeken 1 keer per jaar
• Beoordelen van financieel verslag
• Rapporteren aan Algemene Leden Vergadering
• Advies voor wat betreft het vaststellen balans- en exploitatierekening
• Algemeen financieel advies aan Algemene Leden Vergadering en bestuur

Kantinecommissie
Verantwoordelijk voor het beheer van de kantine en zaken aangaande de afhuur hiervan in samenwerking met de publiciteits- en evenementencommissie.

• Draagt zorg voor een verantwoord beheer van de kantine ten behoeve van wedstrijden en evenementen door de club verzorgd.
• Draagt zorg voor inkoop en beheer van drank en etenswaar
• Draagt er zorg voor dat het aangewezen dienstdoende kantinepersoneel hun taak volgens afspraak kan vervullen
• Coördineert de benodigde werkzaamheden in de kantine bij toernooien en evenementen
• Adviseert het bestuur over eventueel benodigde aanpassingen in het assortiment
• Stelt de kantine beschikbaar voor afhuur door derden, alleen indien deze direct verbonden zijn aan de vereniging (leden en directe familieleden); het huurbedrag wordt vastgesteld door het bestuur
• Draagt zorg voor afspraken en toegang tot de kantine indien deze is verhuurd aan overeengekomen partijen.